7.ปัจจัยความสำเร็จในการจัดการความรู้

บุญดี บุญญากิจ และคณะ  (2547:36) ได้รวบรวมไว้ว่า ความรู้เป็นปัจจัยสำคัญในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ให้มีศักยภาพเพื่อให้สามารถขับเคลื่อนองค์กรให้อยู่รอดได้แต่ความรู้มีความซับซ้อนมีการเปลี่ยนแปลงและสร้างขึ้นใหม่ตลอดเวลาดังจะเห็นได้จากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศการสื่อสารรวมถึงวิทยาการและนวัตกรรมใหม่ๆที่เกิดขึ้นล้วนต้องใช้ความรู้ในการพัฒนาทั้งสิ้นผู้บริหารขององค์การจึงต้องหันมาให้ความสำคัญกับความรู้ของคนในองค์กรโดยนำกลยุทธ์การจัดการความรู้มาเป็นเครื่องมือในการบริหาร
          ปัจจุบันการจัดการความรู้ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลาย ซึ่งกระบวนการจัดการความรู้มีหลายรูปแบบ แต่สิ่งสำคัญของทุกรูปแบบคือการกำหนดความรู้ที่สนับสนุนยุทธศาสตร์ขององค์การเพื่อส่งผลให้องค์การบรรลุเป้าหมายการแลกเปลี่ยนความรู้เพื่อนำความรู้ของพนักงานแต่ละคนในองค์การมาแบ่งปันแลกเปลี่ยนและต่อยอดก่อให้เกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่องการจัดเก็บความรู้เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและการนำความรู้ที่ได้ไปใช้งานแต่ความสำเร็จในนำการจัดการความรู้มาใช้พัฒนาคนพัฒนางานและพัฒนาองค์การต้องมีองค์ประกอบที่สำคัญ คือ ผู้นำและกลยุทธ์ วัฒนธรรมองค์กร โครงสร้างพื้นฐานและทีม เทคโนโลยีและการสื่อสารการวัดและประเมินผล

ผู้นำและกลยุทธ์
          ผู้นำหรือผู้บริหาร มีความสำคัญต่อการดำเนินการจัดการความรู้ เพราะเป็นผู้กำหนดนโยบาย กลยุทธ์ เป้าหมาย และเป็นผู้สนับสนุนให้เกิดการจัดการความรู้ ผู้บริหารต้องมุ่งมั่นที่จะบรรลุผลลัพธ์ของการจัดการความรู้ ต้องให้การสนับสนุนทรัพยากรงบประมาณ และเวลา อย่างพอเพียง แสดงภาวะผู้นำในการสร้างแรงบันดาลใจให้ทีมงานที่รับผิดชอบและบุคลากรทั่วไปรวมทั้งเป็นแบบอย่างที่ดีในการดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้ผู้นำทีมการจัดการความรู้จะต้องให้การยอมรับสมาชิกทีมทุกคนเพื่อให้สมาชิกทีมมีความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมมีการกระตุ้นให้บุคลากรในองค์การแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและแสดงความรู้ความสามารถอย่างเต็มที่ผู้นำต้องสร้างแรงจูงใจเพื่อให้สมาชิกเต็มใจเข้ามามีส่วนร่วมในกิจกรรมการจัดการความรู้ตลอดจนสร้างบรรยากาศที่มีความอบอุ่นและเป็นมิตรเพื่อให้เกิดความไว้วางใจและสามารถดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้ได้อย่างมีประสิทธิผล
         ส่วนกลยุทธ์เป็นการเลือกใช้วิธีในการดำเนินงานการจัดการความรู้ซึ่งขึ้นกับบริบทและปัจจัยแวดล้อมขององค์การนั้นแผนกลยุทธ์ในการจัดการความรู้ควรเลือกทำในเรื่องที่สามารถบูรณาการเข้ากับงานประจำได้ กลยุทธ์การจัดการความรู้ตามแนวคิดของ แฮนเซนและคณะ (Hansen, Nohria, and Tierney) มี 2 แบบ คือ กลยุทธ์ที่เน้นการใช้ประโยชน์จากความรู้แบบชัดแจ้ง(Codification strategy) เป็นกลยุทธ์ที่พยายามแปลงความรู้ทุกอย่างให้อยู่ในรูปแบบของความรู้แบบชัดแจ้งให้มากที่สุดดำเนินการโดยรวบรวมข้อมูลสำคัญๆบันทึกในสื่อต่างๆหรือระบบฐานข้อมูลและกลยุทธ์ที่เน้นการใช้ประโยชน์จากความรู้ที่สะสมในบุคคล (Personalizationstrategy)เป็นกลยุทธ์ที่เน้นการสร้างเครือข่ายเพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้และการถ่ายทอดความรู้โดยตรงจากบุคคลหนึ่งไปยังอีกบุคคลหนึ่งกลยุทธ์นี้จะใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศมช่วยอำนวยความสะดวกในด้านการสื่อสาร
 วัฒนธรรมองค์กร
          เป็นองค์ประกอบหนึ่งที่ส่งผลให้การจัดการความรู้ประสบความสำเร็จโดยเฉพาะวัฒนธรรมของการแลกเปลี่ยนและแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคคลในองค์กรผู้บริหารต้องสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรให้เอื้อต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สร้างวัฒนธรรมแนวคิดเชิงบวก และสร้างบรรยากาศให้บุคลากรเกิดความไว้วางใจกันรวมทั้งสนับสนุนการเผยแพร่และเพิ่มพูนความรู้ในการทำงานแก่คนในองค์กรซึ่งแนวทางการจัดการวัฒนธรรมองค์กรให้เอื้อต่อการบริหารจัดการความรู้มี 3 แนวทางคือการธำรงรักษาวัฒนธรรมเดิมปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมบางส่วนและสร้างวัฒนธรรมขึ้นใหม่ถ้าผู้นำรู้จักวิธีสร้างและปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรอย่างเหมาะสมก็จะส่งผลให้องค์กรประสบความสำเร็จในการนำการจัดการความรู้ไปใช้

           โครงสร้างพื้นฐานและทีม
         โครงสร้างพื้นฐาน เป็นปัจจัยพื้นฐานหลักที่สนับสนุนให้ปัจจัยอื่นๆ ทำหน้าที่ได้เต็มที่ ส่งผลให้การบริหารจัดการความรู้ดำเนินการได้อย่างราบรื่น เนื่องจากเป็นโครงสร้างทางด้านการบริหารงานจัดการความรู้ขององค์การ ซึ่งมีทั้งสิ่งที่จับต้องได้ เช่น สถานที่เครื่องมือ อุปกรณ์ต่างๆ และสิ่งที่จับต้องไม่ได้ เช่น โครงสร้างองค์กร ระบบสายการบังคับบัญชา และระบบที่สนับสนุนให้บุคลากรในองค์กร มีการแลกเปลี่ยนความรู้กันอย่างสะดวก ในการดำเนินงานจัดการความรู้ต้องจัดทำโครงสร้างการบริหารให้มีความชัดเจนทั้งนี้เพื่อให้สมาชิกแต่ละคนทราบบทบาทหน้าที่และขอบเขตงานที่ตนเองรับผิดชอบ ใช้ระบบการบริหารแบบกระจายอำนาจ มีการมอบหมายงานและอำนาจหน้าที่ในลักษณะชั่วคราว (Temporary organization) เช่น คณะกรรมการ คณะทำงานเฉพาะกิจ หรือคณะทำงานในโครงการต่างๆ เมื่อปฏิบัติภาระหน้าที่ สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดแล้ว จะสลายตัวไป เช่นชุมชนนักปฏิบัติ(Community of Practices: COP) ในเรื่องต่างๆของโรงพยาบาลศิริราช
         ลักษณะการปฏิบัติกิจกรรมการจัดการความรู้ที่สำคัญ คือ การทำงานเป็นทีม ซึ่งทีมต้องมีอุดมการณ์ที่แน่นอนและสมาชิกทุกคนยอมรับ ยึดถือความถูกต้อง ซึ่งไม่จำเป็นต้องถูกใจ มีการประนีประนอมกัน โดยมีน้ำใจร่วมมือกันเพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน ให้อภัยซึ่งกันและกัน ไม่เอาเปรียบกัน ถือว่าทุกคนมีความสำคัญเท่ากัน เคารพในสิทธิ์และเสรีภาพส่วนตัวของผู้อื่น

          เทคโนโลยีและการสื่อสาร

          เทคโนโลยี เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การติดต่อ สื่อสาร และเชื่อมโยงคนภายในและภายนอกองค์กรสะดวกและรวดเร็วขึ้น ไม่มีข้อจำกัดทั้งด้านเวลาและระยะทาง และเป็นแหล่งข้อมูล จึงมีบทบาทสำคัญของการจัดการความรู้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งอินเทอร์เน็ตเป็นเทคโนโลยีที่เชื่อมคนทั่วโลกเข้าด้วยกัน ทำให้กระบวนการแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge transfer) ทำได้ดียิ่งขึ้น ทั้งยังสามารถช่วยในด้านการจัดเก็บ และปรับปรุงความรู้ (Knowledge storage and maintenance)เทคโนโลยีช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการกระบวนการจัดการความรู้ด้วย อีกทั้งเทคโนโลยียังช่วยให้การเรียนรู้ทำได้ง่ายยิ่งขึ้นเพราะช่วยให้รูปแบบการนำเสนอข้อมูลความรู้มีหลากหลาย จึงนับว่าเทคโนโลยีเป็นเครื่องมือสนับสนุนและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการความรู้อย่างไรก็ตามหากเน้นเฉพาะที่เทคโนโลยีหรืออินเทอร์เน็ตโดยปราศจากความสนใจในการพัฒนาคุณภาพของบุคลากรและวัฒนธรรมขององค์กรแล้ว การดำเนินการจัดการความรู้ให้ประสบความสำเร็จ จะเป็นไปได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพนักงานไม่เข้าใจและขาดความสนใจในการใช้เทคโนโลยีในการจัดการความรู้ ก็อาจเป็นการลงทุนที่สูญเปล่าได้
          ส่วนการสื่อสารเป็นกระบวนการติดต่อส่งผ่านข้อมูล ความคิด ความเข้าใจ หรือความรู้สึกระหว่างบุคคล พฤติกรรมที่ทำให้เกิดบรรยากาศที่ดีในการสื่อสาร ได้แก่ การเอาใจเขามาใส่ใจเรา (Empathy) คือเราเข้าใจผู้อื่น เราสามารถรับรู้ความรู้สึกผู้อื่น เราพร้อมและเต็มใจที่จะคุยกับผู้อื่นและเราจะช่วยเท่าที่เราจะทำได้ การเปิดเผยข้อมูล (Openness) คือ การเปิดเผยความคิดและความรู้สึก ให้ผู้อื่นรับทราบ ความไว้วางใจ (Trust) การพรรณนา (Describing) หรือ การถ่ายทอดข้อมูล การดัดแปลงเอาข้อมูลที่ได้จากประสาทสัมผัสมาเป็นคำพูด การเปิดโอกาสให้ผู้อื่นแสดงความคิดเห็น (Provisionalism) ทักษะการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญที่สุดของผู้นำ และทีม เพราะเป็นสิ่งที่จะช่วยสนับสนุนส่งเสริมให้การดำเนินการจัดการความรู้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

        การวัดและประเมินผล

          ผู้บริหารควรกำหนดตัวชี้วัดและเกณฑ์เพื่อใช้ประเมินผลเป็นกลไกขับเคลื่อนการจัดการความรู้ของแต่ละฝ่ายฯและองค์การเพราะจะทำให้ทราบความก้าวหน้าและปรับปรุงงานให้ดีขึ้นได้ใช้ติดตาม (Monitor) การทำงานแล้วนำมาทบทวนแก้ไขข้อบกพร่องของกระบวนการต่างๆและปรับปรุงให้ประสบผลสำเร็จ ใช้เป็นเครื่องมือสำหรับกระตุ้น (Motivate) ผู้ปฏิบัติงานการวัดความสำเร็จของการจัดการความรู้ โดยใช้การอภิปรายผลลัพธ์ที่ได้วัดความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของการจัดการความรู้ได้แก่ การทำให้เกิดองค์ความรู้ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานโดยประเมินจากเอกสารสรุปปัญหาและอุปสรรค หรือข้อดีข้อเสียในการนำองค์ความรู้ที่สร้างขึ้นไปใช้และการวัดกระบวนการตามขั้นตอนด้วยการใช้แบบสอบถามความคิดเห็นและแบบสังเกตการมีส่วนร่วมของพนักงานในองค์การ
          องค์ประกอบทั้งหมดที่กล่าวมาต่างมีผลต่อความสำเร็จของการจัดการความรู้ซึ่งไม่สามารถจะกล่าวได้ว่าองค์ประกอบใดสำคัญกว่ากันเพราะทุกองค์ประกอบเป็นปัจจัยที่ต่างส่งผลกระทบต่อกันและกันดังนั้นการจะทำให้การดำเนินกิจกรรมการจัดการความรู้ประสบความสำเร็จนั้นผู้บริหารและคณะทำงานการจัดการความรู้จะต้องสามารถบริหารจัดการองค์ประกอบทั้งหมดอย่างเป็นระบบไปในทิศทางเดียวกันและมีความสอดคล้องเชื่อมโยง

            http://www.gotoknow.org/posts/285413  ได้รวบรวมไว้ว่า ปัจจัยที่ทำให้ KM ประสพความสำเร็จในองค์กร
              1. วัฒนธรรมและพฤติกรรมของคนในองค์กร
                  คนในองค์กรต้องมีความเจตคติที่ดีในการสร้างความรู้ใหม่ แบ่งปันความรู้ และนำความรู้ที่มีอยู่มาเป็นฐานในการต่อยอดความรู้ของคนรุ่นใหม่ต่อไป องค์กรเองต้องมีวัฒนธรรมภายในแห่งความไว้เนื้อเชื่อใจ และให้เกียรติกัน เคารพในสิทธิและความคิดของผู้ร่วมงานในทุกระดับแม้เป็นบุคลากรระดับล่างก็ตาม การเรียนรู้สามารถเกิดขึ้นได้กับทุกเรื่องแม้แต่สิ่งที่เป็นข้อผิดพลาดในอดีต ที่สำคัญต้องสามารถถอดประสบการณ์มาเป็นความรู้ตัวอักษรที่ให้ผู้อื่นได้เรียนรู้ ต้องเป็นคนช่างคิดช่างฝัน
              2. ผู้นำ และการสร้างกลยุทธ์
                  ผู้บริหารระดับสูงต้องมีความเชื่อในคุณค่าของคนและความรู้ที่มีในองค์กร เข้าใจในลักษณะของปัญหาและพันธะกิจขององค์กร ส่งเสริมและสนับสนุนความเป็นมืออาชีพในด้านต่างๆให้เกิดขึ้น ค้นหาและเชิดชูกระบวนการทำงานที่เป็นเลิศจากหน่วยงานภายใน เป็นต้นแบบแห่งการเป็นผู้ริเริ่มในการแบ่งปันและเรียนรู้ กำหนดทิศทางในการพัฒนาระบบการจัดการความรู้ภายใน วางกลยุทธ์ในการจัดทำระบบการจัดการองค์ความรู้ที่จะประสพผลสัมฤทธิ์เช่น เลือกเรื่องที่ทำแล้วเห็นผล หรือ เรื่องที่มีคนเข้าใจและมีองค์ความรู้อยู่แล้วในองค์กร ที่สำคัญที่สุดคือทำอย่างไรให้คนในองค์กรอยากนำเรื่องที่ตนรู้ออกมาแบ่งปันโดยไม่หวาดระแวงว่าจะเสียผลประโยชน์ ถูกแอบอ้างผลงาน ถูกกลั่นแกล้งเพราะอิจฉาตาร้อนต่างๆนานา องค์กรที่จะประสพความสำเร็จในเรื่องนี้ต้องสร้างอยู่บนพื้นฐานของความไว้เนื้อเชื่อใจ(Trust) และการให้เกียรติซึ่งกันและกัน(Mutual respect) โดยกุญแจสำคัญที่จะไขประตูสู่โลกที่เปิดกว้างนี้คือผู้บริหารสูงสุดขององค์กรนั่นเอง
               3. Technology

                   ความพร้อมของอุปกรณ์ทันสมัยของเทคโนโลยีที่สามารถสนับสนุนการทำงานและการเรียนรู้ของคนในองค์กรได้ การสร้างฐานข้อมูลและการจัดการระบบฐานข้อมูลตลอดจนวิธีการที่จะทำให้คนยอมใช้คอมพิวเตอร์เพื่อเป็นสื่อกลางในการรวบรวมและส่งต่อขององค์ความรู้ ที่สำคัญคือสร้างระบบการป้องกันไม่ให้คนนอกเข้ามาก่อกวนและทำความเสียหายแก่ระบบฐานข้อมูลภายในได้ ขณะเดียวกัน KM  ก็ไม่ได้หมายความว่าต้องใช้เครื่องมือและอุปกรณ์แพงๆเพื่อสร้างฐานข้อมูลขนาดยักษ์แต่ไม่เอื้อประโยชน์ต่อการใช้งานของคนส่วนใหญ่ในองค์กร ผู้ที่ดูแลระบบนี้ต้องมีใจเปิดกว้างและมีความเพียรพยายามที่จะให้บริการแก่ผู้ใช้ เพื่อให้ฐานข้อมูลและระบบคอมพิวเตอร์เอื้อประโยชน์ให้คุ้มค่าเงินที่ลงทุนไป อย่าลืมว่าระบบเหล่านี้หมดอายุขัยเร็วมากภายในไม่กี่ปี
               4. การวัดผลและการนำไปใช้
                   จัดทำระบบการติดตามและวัดผลของการจัดการความรู้และประโยชน์จากการนำไปใช้ เพื่อสร้างแรงขับเคลื่อนให้คนในองค์กรมีความกระหายอยากเรียนรู้และอยากมีส่วนร่วมในการสร้างฐานความรู้ให้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง
               5. โครงสร้างพื้นฐาน 

                    การวางระบบการบริหารจัดการ การรวบรวมข้อมูล และการรายงานผลการดำเนินการต่างๆที่จะเอื้อให้แผนงานของการจัดการความรู้ประสพผลสำเร็จ ท้ายสุดองค์กรที่มีการจัดการองค์ความรู้ที่ดีจะสามารถเก็บเกี่ยวประโยชน์จากทุนทางด้านความรู้(Knowledge Asset)ที่เกิดจากปัญญาของบุคคลากรทุกระดับภายในองค์กรอย่างไม่รู้จักหมด เพราะเมื่อหน่วยงานได้เริ่มต้นดำเนินการเรื่อง KM จะพบว่าความรู้ที่ตัวเรา(One person)คิดว่าเรามีอยู่เยอะนั้น จริงๆแล้วยังน้อยมากเมื่อเปรียบเทียบกับที่มีอยู่ภายในองค์กรของเราเอง และจะยิ่งรู้สึกประทับใจเมื่อค้นพบว่ามีความรู้บางอย่างมาจากที่ๆเราคาดคิดไม่ถึง ทำให้คนเราลดละอัตตาและกิเลศที่คิดว่าตนรู้แต่ผู้เดียวในจักรวาลและหวงความรู้นั้นไว้กับตนเอง(อันนี้รวมไปจนถึงข้อมูลและข้อสนเทศต่างๆด้วย) โดยหารู้ไม่ว่าสิ่งที่ตนรู้นั้นไม่มีคุณค่าใดเลยหากไม่มีผู้นำไปใช้ อย่าลืมว่าความรู้ทั้งหลายทั้งปวงเกิดจากการสอน เพราะ “ยิ่งให้ยิ่งรู้” ไม่เหมือนทรัพย์สินอื่นที่ยิ่งให้ยิ่งหมด

เจษฎา  นกน้อย (2552:52) ได้กล่าวไว้ว่า

1. สภาพแวดล้อมภายในองค์การ ทีการจัดสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยแบะเหมาะสมกับการแลกเปลี่ยนความรู้จะทำให้พนักงานในองค์การรู้สึกอยากที่จะหาความรู้ใหม่ๆ จัดเก็บความรู้และเผยแพร่ความรู้ที่มีอยู่ให้แก่พนักงานคนอื่นในองค์การ

2. โครงสร้างขององค์การ การสร้างองค์การที่ยืดหยุ่น การกระจายอำนาจมีการพัฒนาความรู้ในองค์การ มีการเข้าถึงความรู้ได้ง่าย มีการกำหนดบทบาทของคน และกลุ่มคนให้ชัดเจนในกระบวนการจัดการเรียนรู้ เพื่อให้องค์การมีทิศทางและเป้าหมายที่ชัดเจน

3. มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนร่วมกัน องค์การจะต้องกำหนดจุดประสงค์และประโยชน์ต่อองค์กรที่ชัดเจน เช่นช่วยประหยัดงบประมาณ หรือช่วยทำให้เกิดรายได้แก่บริษัท เพื่อให้พนักงานทราบเป้าหมายเดียวกัน

4. ผู้นำความรู้ องค์การต้องมีผู้นำความรู้หรือผู้อำนวยการ ที่จะเป็นคนผลักดันโครงการจัดการความรู้เป็นจริง โดยการสร้างระบบความผูกพันและความกระตือรือร้นให้เกิดกับพนักงานทุกคนในองค์การ

5. มีกระบวนการจัดการความรู้ที่เป็นระบบ องค์การต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการความรู้ โดยให้ความร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับผู้ใช้และผู้จัดหาสารสนเทศ โดยจะต้องสร้างกระบวนการจัดการความรู้ที่ชัดเจนตั้งแต่กระบวนการแสวงหาความรู้ สร้างความรู้ จัดเก็บความรู้ ถ่ายทอดความรู้ และการใช้ประโยชน์

6. ระบบการบริหารงานและการให้รางวัล ระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ระบบติดตามและประเมินผล การคัดเลือกคนเข้ามาทำงาน หรือการให้ผลตอบแทนที่จูงใจในการแลกเปลี่ยนความรู้ โดยดารติดตามผลอย่างเป็นระบบและสม่ำเสมอจำมีผลต่อการจัดการความรู้

7. เทคโนโลยี เนื่องจากความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการความรู้แพร่หลายและมีความเป็นไปได้มากขึ้น ปัจจุบันความรู้สมัยใหม่ไม่สามารถแยกจากเทคโนโลยีสารสนเทศเนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยอำนวยความสะดวกในการเผยแพรึความรู้ ช่วยในการวัด ความคุม ประสานความรู้ และเป็นหลักประกันว่า ความรู้ที่ได้ถูกต้องและโดยใช้วิธีที่ถูกต้อง

8. ผู้นำ ผู้นำจะให้การสนับสนุนด้านนโยบาย การใช้ทรัพยากร การสร้างแรงจูงใจและการให้รางวัลแก่พนักงานที่สร้างประโยชน์ให้เกิดแก่องค์การ ผู้นำยังมีบทบาทช่วยพิจารณาว่า การจัดการความรู้สอดคล้องกับเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์การหรือไม่ รวมทั้งมีบทบาทในการสนับสนุนการจัดการความรู้ให้เกิดขึ้นภายในองค์การ

สรุป ความรู้เป็นปัจจัยสำคัญในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ให้มีศักยภาพเพื่อให้สามารถขับเคลื่อนองค์กรให้อยู่รอดได้แต่ความรู้มีความซับซ้อนมีการเปลี่ยนแปลงและสร้างขึ้นใหม่ตลอดเวลาดังจะเห็นได้จากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีสารสนเทศการสื่อสารรวมถึงวิทยาการและนวัตกรรมใหม่ๆที่เกิดขึ้นล้วนต้องใช้ความรู้ในการพัฒนาทั้งสิ้นผู้บริหารขององค์การจึงต้องหันมาให้ความสำคัญกับความรู้ของคนในองค์กรโดยนำกลยุทธ์การจัดการความรู้มาเป็นเครื่องมือในการบริหาร

1. สภาพแวดล้อมภายในองค์การ ทีการจัดสภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยแบะเหมาะสมกับการแลกเปลี่ยนความรู้จะทำให้พนักงานในองค์การรู้สึกอยากที่จะหาความรู้ใหม่ๆ จัดเก็บความรู้และเผยแพร่ความรู้ที่มีอยู่ให้แก่พนักงานคนอื่นในองค์การ

2. โครงสร้างขององค์การ การสร้างองค์การที่ยืดหยุ่น การกระจายอำนาจมีการพัฒนาความรู้ในองค์การ มีการเข้าถึงความรู้ได้ง่าย มีการกำหนดบทบาทของคน และกลุ่มคนให้ชัดเจนในกระบวนการจัดการเรียนรู้ เพื่อให้องค์การมีทิศทางและเป้าหมายที่ชัดเจน

3. มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนร่วมกัน องค์การจะต้องกำหนดจุดประสงค์และประโยชน์ต่อองค์กรที่ชัดเจน เช่นช่วยประหยัดงบประมาณ หรือช่วยทำให้เกิดรายได้แก่บริษัท เพื่อให้พนักงานทราบเป้าหมายเดียวกัน

4. ผู้นำความรู้ องค์การต้องมีผู้นำความรู้หรือผู้อำนวยการ ที่จะเป็นคนผลักดันโครงการจัดการความรู้เป็นจริง โดยการสร้างระบบความผูกพันและความกระตือรือร้นให้เกิดกับพนักงานทุกคนในองค์การ

5. มีกระบวนการจัดการความรู้ที่เป็นระบบ องค์การต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการความรู้ โดยให้ความร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับผู้ใช้และผู้จัดหาสารสนเทศ โดยจะต้องสร้างกระบวนการจัดการความรู้ที่ชัดเจนตั้งแต่กระบวนการแสวงหาความรู้ สร้างความรู้ จัดเก็บความรู้ ถ่ายทอดความรู้ และการใช้ประโยชน์

6. ระบบการบริหารงานและการให้รางวัล ระบบการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ระบบติดตามและประเมินผล การคัดเลือกคนเข้ามาทำงาน หรือการให้ผลตอบแทนที่จูงใจในการแลกเปลี่ยนความรู้ โดยดารติดตามผลอย่างเป็นระบบและสม่ำเสมอจำมีผลต่อการจัดการความรู้

7. เทคโนโลยี เนื่องจากความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้การจัดการความรู้แพร่หลายและมีความเป็นไปได้มากขึ้น ปัจจุบันความรู้สมัยใหม่ไม่สามารถแยกจากเทคโนโลยีสารสนเทศเนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยอำนวยความสะดวกในการเผยแพรึความรู้ ช่วยในการวัด ความคุม ประสานความรู้ และเป็นหลักประกันว่า ความรู้ที่ได้ถูกต้องและโดยใช้วิธีที่ถูกต้อง

8. ผู้นำ ผู้นำจะให้การสนับสนุนด้านนโยบาย การใช้ทรัพยากร การสร้างแรงจูงใจและการให้รางวัลแก่พนักงานที่สร้างประโยชน์ให้เกิดแก่องค์การ ผู้นำยังมีบทบาทช่วยพิจารณาว่า การจัดการความรู้สอดคล้องกับเป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์การหรือไม่ รวมทั้งมีบทบาทในการสนับสนุนการจัดการความรู้ให้เกิดขึ้นภายในองค์การ

ที่มา : บุญดี บุญญากิจ และคณะ. (2547). การจัดการความรู้: จากทฤษฎีสู่การปฏิบัติ. พิมพ์ครั้งที่1. กรุงเทพ: ซีเอ็ดยูเคชั่น.

        ชื่อเว็บไซค์  http://www.gotoknow.org/posts/285413 เข้าถึงเมื่อ  วันที่   25 กรกฎาคม  2556.

         เจษฎา  นกน้อย. (2552). นานาทรรศนะการจัดการความรู้และการสร้างองค์การแห่งการเรียนรู้. กรุงเทพ:สำนักพิมพ์จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.

6.กระบวนการจัดการความรู้

                       ยุทธนา แซ่เตียว(2547:255-259). ได้รวบรวมไว้ว่า กระบวนการจัดการความรู้ ในการจัดการวามรู้นั้นก็เหมือนศาสตร์แห่งการจัดการอื่นๆ คือ มีการว่างแผนและการปฏิบัติ ในขั้นตอนการว่างแผนนั้นไม่ได้มีความแตกต่างจากการว่างแผนอื่นๆ มากนักคือมีการสำรวจสภาพปัจจุบันและการกำหนดเป้าหมาย ส่วนขั้นตอนการนำแผนงานไปปฏิบัตินั้นมีขั้นตอนที่สำคัญคือ การพัฒนาความรู้ (Knowledge Generation) และการถ่ายทอดความรู้ (Knowledge Transfer)

            1.การสำรวจและการว่างแผนความรู้ การว่างแผนความรู้ก็เหมือนกับการว่างแผนอื่นๆคือ การเริ่มสำรวจสภาพแวดล้อมที่เป็นอยู่ในปัจจุบันก่อนว่า สถานะปัจจุบันในเรื่ององค์ความรู้ภายในองค์กรเป็นเช่นไร
            2.การพัฒนาความรู้ (Knowledge Generation) ด้วยคำว่า “พัฒนา” อาจทำให้ฟังดูเหมือนกับว่าเราจะจำกัดความรู้ที่เกิดจากพัฒนาภายในองค์กรแต่เพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว การพัฒนาในที่นี้หมายความว่า การทำการใดๆ ก็ได้เพื่อให้ความรู้เข้ามาในองค์กร

            3.การพัฒนาความรู้จากภายนอก โดยการเข้าไปซื้อหรือได้มาด้วยวิธีอื่นๆ (Acquisition) และการเช่า (Rent) ความจริงแล้วการพัฒนาความรู้เป็นวิธีที่พบได้บ่อย เช่นการซื้อหนังสือทางวิชาการ การตัดข่าวมาสรุป การเชิญวิทยากรมาให้ความรู้ การหาทีมงานจากหน่วยงานภายนอกเข้ามาร่วมทีมหรือแม้กระทั่งการซื้อ Solution สำเร็จรูปจากที่ปรึกษามาช่วยออกแบบระบบงานบางอย่างหรือเครื่องมือทางการจัดการเพียงแต่ท่านไม่ต้องคิดเอง เพียงแต่ให้ข้อมูลแล้วที่ปรึกษาจะคิดให้ท่านเสร็จโดยไม่ต้องปวดหัว
            4.การพัฒนาความรู้ภายใน โดยทั่วไปแล้วมักจะเป็นการพัฒนาโดยหน่วยงานที่จัดตั้งขึ้นเพื่อดูแลงานด้านนี้โดยเฉพาะ เช่น หน่วยวิจัยและพัฒนา ซึ่งเป็นรูปแบบที่พบเห็นบ่อยๆ
            5.การถ่ายทอดความรู้ (Knowledge Transfer) และการแบ่งปันความรู้(Knowledge Sharing) คือ กระบวนการที่ทำให้ความรู้ที่พัฒนา มีการแพร่กระจายไปสู่บุคลากรที่เป็นเป้าหมาย ในกระบวนการถ่ายทอดความรู้นั้นแต่ละอย่างก็มีเป้าหมายแตกต่างกันไป ใน 2 ลักษณะคือ เน้นประสิทธิภาพและเน้นประสิทธิผล

             http://www.eco.ru.ac.th/eco/knowlage/Process_KM.htm  ได้รวบรวมไว้ว่า  กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้เกิดพัฒนาการของความรู้ หรือการจัดการความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร มีทั้งหมด 7 ขั้นตอน คือ

   1. การบ่งชี้ความรู้ เป็นการพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร และเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เราจำเป็นต้องใช้อะไร ขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร

   2. การสร้างและแสวงหาความรู้ เช่นการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

   3. การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต

   4. การประมวลและกลั่นกรองความรู้ เช่น ปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน ปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์

   5. การเข้าถึงความรู้ เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) Web board บอร์ดประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

   6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำได้หลายวิธีการ โดยกรณีเป็น  Explicit Knowledge อาจจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือกรณีเป็น Tacit Knowledge   จัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัวเวทีแลกเปลี่ยนความรู้  เป็นต้น
   7. การเรียนรู้ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่นเกิดระบบการเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ในไปใช้ เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ และหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

http://th.jobsdb.com/TH/EN/Resources/JobSeekerArticle/general_editor23.htm?ID=592    ได้รวบรวมไว้ว่า  กระบวนการจัดการความรู้  เป็นกระบวนการที่ช่วยให้เกิดการพัฒนาการของความรู้ หรือการจัดการกับความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กรซึ่งมีดังนี้

   1.การบ่งชี้ความรู้ เป็นการพิจารณาว่าจะทำอย่างไรให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย โดยจะคัดเลือกว่าจะใช้เครื่องมืออะไร และขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ใน     รูปแบบใด อยู่ที่ใคร โดยอาจจะพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร

   2.การสร้างและแสวงหาความรู้ ซึ่งสามารถทำได้หลายทาง เช่น การสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

   3.การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบเพื่อการเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องในอนาคต

   4.การประมวลและกลั่นกรองความรู้ เช่น การปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน และปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์และเหมาะสม

   5.การเข้าถึงความรู้ เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก โดยการใช้พวกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ(IT) หรือการประชาสัมพันธ์บน Web board

   6.การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำได้หลายวิธีการซึ่งจะแบ่งได้สองกรณีได้แก่ Explicit Knowledge อาจจะจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ และเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ หรือ Tacit Knowledge จัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว และเวทีการแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น

   7.การเรียนรู้ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น การเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ไปใช้ให้เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ๆ และนำความรู้ที่ได้ไปหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

สรุป กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management) เป็นกระบวนการที่จะช่วยให้เกิดพัฒนาการของความรู้ หรือการจัดการความรู้ที่จะเกิดขึ้นภายในองค์กร มีทั้งหมด 7 ขั้นตอน คือ 

   1.การบ่งชี้ความรู้ เป็นการพิจารณาว่าจะทำอย่างไรให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย โดยจะคัดเลือกว่าจะใช้เครื่องมืออะไร และขณะนี้เรามีความรู้อะไรบ้าง อยู่ใน     รูปแบบใด อยู่ที่ใคร โดยอาจจะพิจารณาว่าองค์กรมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ ยุทธศาสตร์ เป้าหมายคืออะไร

   2.การสร้างและแสวงหาความรู้ ซึ่งสามารถทำได้หลายทาง เช่น การสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า กำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว

   3.การจัดความรู้ให้เป็นระบบ เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบเพื่อการเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องในอนาคต

   4.การประมวลและกลั่นกรองความรู้ เช่น การปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ใช้ภาษาเดียวกัน และปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์และเหมาะสม

   5.การเข้าถึงความรู้ เป็นการทำให้ผู้ใช้ความรู้เข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายและสะดวก โดยการใช้พวกระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ(IT) หรือการประชาสัมพันธ์บน Web board

   6.การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ ทำได้หลายวิธีการซึ่งจะแบ่งได้สองกรณีได้แก่ Explicit Knowledge อาจจะจัดทำเป็นเอกสาร ฐานความรู้ และเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ หรือ Tacit Knowledge จัดทำเป็นระบบ ทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว และเวทีการแลกเปลี่ยนความรู้ เป็นต้น

   7.การเรียนรู้ ควรทำให้การเรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของงาน เช่น การเรียนรู้จากสร้างองค์ความรู้ การนำความรู้ไปใช้ให้เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์ใหม่ๆ และนำความรู้ที่ได้ไปหมุนเวียนต่อไปอย่างต่อเนื่อง

ที่มา

        ยุทธนา แซ่เตียว. (2547).การวัด การวิเคราะห์ และการจัดการความรู้: สร้างองค์กรอัจฉริยะ. กรุงเทพฯ: สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ.

      ชื่อเว็บไซค์ http://www.eco.ru.ac.th/eco/knowlage/Process_KM.htm   เข้าถึงเมื่อ  วันที่   25 กรกฎาคม  2556.

     ชื่อเว็บไซค์http://th.jobsdb.com/TH/EN/Resources/JobSeekerArticle/general_editor23.htm?ID=592    เข้าถึงเมื่อวันที่   25 กรกฎาคม  2556.